5 мифов о тайм-менеджменте, из-за которых он не работает

Приветствую вас, уважаемый читатель. Вы устали от того, что приходится меньше времени проводить с семьей и родными, чтобы всегда успевать сдавать заказы своевременно? Или может не знаете, как настроить рабочий процесс в своем подразделении, офисе, бизнесе, чтобы быстрее и качественнее выполнять поручения? Перестаньте быть заложником, узнайте, что такое тайм менеджмент в работе, и станьте свободным, а главное, преуспевающим.

Зачем нужен тайм менеджмент?

Новик Сергей 11:27 11:27:20Некоторые тренинги инструктора: SS-002_RUS Тайм-менеджмент для инженеров SS-004 Эффективная письменная коммуникация для руководителей PM-001 Ключевые аспекты управления проектами PM-003 Работа с персоналом в проекте SS-011 Искусство управления конфликтом Здравствуй, уважаемый читатель! Хочу сегодня порассуждать с тобой на тему полезности тайм менеджмента. Наверняка каждый из вас, независимо от того, планирует свою жизнь или нет, использует инструменты для управления временем или делает это несистемно, задавал себе такой вопрос: «А нужно ли вообще управлять своим временем? Ведь это лишние усилия, жесткий контроль… Зачем? Ведь жизнь прекрасна сама по себе…». И я не буду приводить убедительные доводы в пользу той или иной ТМ методики, мотивировать тебя на достижение целей, приводить цифры и факты… Я просто порекомендую тем, кто задавал себе этот вопрос, прочесть небольшую книгу Даниила Гранина «Эта странная жизнь». Эта книга об ученом-биологе Александре Любищеве. О человеке, который однажды захотел достичь большой цели – создать систему биологических видов, наподобие периодической системы Менделеева. Цель была действительно большой — ориентировочный срок ее достижения ученый оценил в 120 лет. Представь себя на месте Любищева и честно скажи, как бы ты поступил на его месте? Любищев не отказался от своей идеи и не стал уменьшать ее. Вместо этого он стал двигаться к намеченной цели, каждодневно повышая свою производительность и все более точно управляя временем своей жизни. И для этого он использовал очень простые инструменты: сплошной хронометраж, регулярное подведение итогов и планирование своей деятельности, конспектирование каждой прочитанной книги. Заметь, никаких инструментов организации и автоматизации тогда и в помине не было – ни Outlook, ни даже банального Excel – только бумага, карандаш и Система. Результатом такого решения стало постоянное увеличение производительности и эффективности Любищева, и в старости он делал и успевал гораздо больше, чем в молодости. А главная причина этого феномена, на мой взгляд, в том, что у него была осознанная цель и действия, а не вопросы и отговорки. И я глубоко убежден, что каждый человек может выбрать: каких целей достигать, на какие дела тратить свою энергию и как прожить свою жизнь. [IMG] Так что, рекомендую прочитать книгу об этом удивительном человеке. В свободном доступе она есть, например, здесь: Там же есть и несколько рецензий на книгу. Кстати, одну из них написал один из участников моего тренинга «Планирование и организация собственного времени» под ником «dmdp», за что ему огромное спасибо. Удачи в делах и до встречи на тренингах! Сергей Новик

Новик Сергей 11:27 11:27:20 Комментариев: Просмотров:5468

Зачем нужен тайм менеджмент

Любой человек, особенно зрелого возраста, скажет: «Если бы у меня было больше времени, то я прожил бы свою жизнь иначе». И это действительно так. Как проходят недели обычного человека (сотрудников различных организаций)? В будни: ранний подъем, преодоление толкучки и давки в транспорте по дороге на работу, трудовые часы, вечерняя «давка» в общественном транспорте или пробке, ужин и сон. А в выходные? Отдых, уборка, поход по магазинам и так по кругу. По-вашему это жизнь, насыщенная красками и радостными событиями?

Читайте также:  13 вещей, которые мужчины должны знать о беременных женщинах

Может стоит внести некие коррективы в обыденность, чтобы получить больше свободного времени, начать радоваться жизни? Многие даже не замечают «пожирателей» основных ресурсов, избавившись от которых, можно стать свободнее. Что это такое? Смотрите примеры:

  • социальные сети;
  • телевидение;
  • постоянное чтение писем, приходящих на электронную почту и т.д.
Зачем нужен тайм менеджмент

Естественно, если это часть вашей работы, то полностью отказываться от них не стоит, но вот, подкорректировать желательно. Например, вы используете, раскручиваете группу в социальных сетях и постоянно отвлекаетесь на свой профиль, читая сообщения, полученные от подписчиков. Верно? Таким образом, вы тратите на работу кучу времени, хотя, порой, задание можно выполнить за пару минут.

Следовательно, если найти правильный подход, например, воспользоваться принципом «Помидора», то можно успеть выполнить задание, а освободившийся промежуток, посвятить себе (заняться саморазвитием). Легко? Примеров существует множество и некоторые из них раскрыты в моих предыдущих обзорах, с которыми вы можете ознакомиться в любое время. Но помните: «Не откладывайте на завтра то, что вчера перенесли на сегодня». Решили меняться, значит действуйте.

Есть много принципов, освоив которые вы научитесь избегать завалов не только в компании, но и в жизни. Вспомните, сколько раз вы обещали съездить в гости к бабушке, посетить врача или позвонить другу? Эти дела никуда не пропали, они просто весят мертвым грузом и ждут своей участи. Евгений Попов в своем курсе «Хозяин времени» тщательно разбирает такие ситуации и наглядно показывает пути выхода из таких тупиков.

Главной особенностью тайм менеджмента является необходимость планирования вашей деятельности, следовательно, познакомившись с этим первым принципом системы, вы уже начнете осознавать свои проблемы, а углубившись в познания – станете успешным. Хотите меняться? Тогда начинайте с себя и помните, что исправить мир практически невозможно, а вот свое отношение ко всему, что в нем происходит – легко.

Если с важностью тайм менеджмента для простого человека понятно: помогает изменить отношение к проблемам и научиться справляться с поставленными задачами и находить свободное время для себя и своей семьи, то для руководителя – это просто необходимость. Почему?

Зачем нужен тайм менеджмент

Все дело в том, что главное задачей менеджера является организация работы предприятия, отдела. Вы согласны? А как можно научить сотрудников справляться с поставленными задачами, если не знать это самому? Вот здесь на помощь и приходит система четкого распределения основных ресурсов человечества (времени, возможностей и сил).

Системы тайм-менеджмента бесчеловечны

Да, кто-то должен был это сказать, и я это сделал.

Тайм-менеджмент – отличная система для машины, но не для человека. Она не учитывает наши уровни энергии. Очевидно, лучше всего мы работаем в разное время суток. Тайм-менеджмент не принимает во внимание эти эмоциональные, умственные и энергетические факторы, свойственные людям.

Решение: во время планирования ориентируйтесь на свою энергию, а не на время.

Системы тайм-менеджмента бесчеловечны

Планируйте важные задачи на самое продуктивное время суток – а именно на раннее утро. Дело в том, что наибольший прилив энергии мы чувствуем сразу после сна. Легкие задачи, не требующие креативности, отложите на вечер.

Вот простой пример, как распланировать свой день в соответствии с уровнями энергии:

  • Креативная энергия (лучше всего с 4:00 до 11:00)
  • Социальная энергия (лучше всего с 18:00 до 23:00)
  • Коммуникативная энергия (звонки, электронные письма, сообщения — лучше всего с 14:00 до 17:00)
  • Энергия обучения (любое время, кроме полудня)
  • Физическая энергия (спорт — лучше всего с 12:00 до 14:00).
Читайте также:  Как привлечь внимание мужчины, который тебе нравится?

Кому нужна система управления временем

Если коротко, то — всем!

Для детей

С 18 лет график дня забит еще плотнее: учеба, работа, дополнительные курсы и бурная личная жизнь. А в сутках по-прежнему несчастных 24 часа.

Для женщин: молодых мам и домохозяек-перфекционисток

Тут все тоже печально. В первый год после рождения ребенка (особенно, первенца) мамы с трудом выкраивают время на душ и чистку зубов. А если хочется еще и в люди иногда выйти, прилично выглядеть и даже чуть-чуть поработать?

Домохозяйки-перфекционистки – особая категория. Поклонницы бесплатной тайм-системы Fly Lady для мам обязаны вести активную общественную жизнь, выглядеть на «пять с плюсом», поддерживать идеальный порядок в доме и контролировать мужа и детей. Кстати, именно домохозяйки-перфекционистки загружают детей на 120% и предъявляют к ним завышенные требования.

Анекдот в тему: «В аду для перфекционистов нет адского пламени. Там просто котлы со щербинками. Которые стоят чуть-чуть криво».

Для наемных работников и предпринимателей

Работающим мужчинам и женщинам тоже живется несладко. Чтобы построить успешную карьеру (или раскрутить бизнес), нужно быть лучше других: коллег по работе или конкурентов. А значит — прилагать больше сил, постоянно расти и вкалывать по 12-16 часов в сутки. А куда впихнуть домашние дела, друзей и любимых, спорт и сон?

Сегодня термин «успешный» ассоциируется со словами «активный, энергичный и вечно занятый». И тайм-менеджмент помогает поддерживать бешеный темп жизни без вреда для психики и здоровья.

Надеюсь, я убедил Вас, что управление временем – нужная и полезная штука? Тогда переходим к мифам.

Мотивация при командной работе и тайм-менеджмент

Офисная обстановка, хотим мы того или нет, предполагает некоторое общение с коллегами. Тем не менее, даже в большом опен-спейсе можно постараться свести раздражители к минимуму. Когда принимаетесь за крупную работу, стоит оповестить коллег о том, что в течение определённого времени вы будете недоступны для разговоров и обсуждений. Предложите им все вопросы, которые возникнут в этот период, задавать через почту, чтоб вы могли ответить на них, не отвлекаясь на другие задачи.

Кроме того, перед началом такой работы стоит разобрать отвлекающие мелочи, на которые уйдёт около минуты: письма, ждущие вашего короткого ответа, быстрые телефонные разговоры. Потом вы сможете со спокойной совестью выключить Skype и почту на необходимое время и погрузиться в задачу целиком, не волнуясь о том, что забыли ответить на письмо, которое уже третий день ждёт в почте.

У всех бывают дела, за которые просто не хочется браться. Вроде бы и понятно, что с ними делать, и сложного особо ничего нет, но так не хочется – хоть волком вой. Если нет возможности делегировать такое дело, заранее для себя ограничьте сроки его выполнения (например, 2 часа) и не забудьте поставить напоминание перед стартом. А в особо “тяжёлых” случаях назначьте себе «награду» за выполнение такой задачи.

Человеческий мозг устроен так, что когда мы превозмогаем трудности и справляемся с непростыми задачами, он выделяет гормон счастья, но дополнительное поощрение лишним не бывает.

Если же вы – менеджер проекта и видите, что подчинённый не может найти в себе душевных сил чем-то заняться, возможно, человек не понимает ценности выполнения этой задачи. Попробуйте объяснить её ценность для всей команды, важность выполнения вовремя (в этом может помочь диаграмма Ганта, которая наглядно показывает, как зависим весь проект от каждого участника), установите обозримые сроки выполнения, не забывайте мягко напоминать и, конечно, поощрите своего подчинённого, когда он справится с этой задачей.

Мотивация при командной работе и тайм-менеджмент

Каждому участнику проекта полезно знать, на каком этапе находится работа над проектом, и находить свою роль в нём. К примеру, менеджер может контролировать сроки работы, а подчинённые – видеть связи между своими задачами. И в случае, если кто-то задерживает работу и от этого страдает весь проект, таким образом легко понять, на каком этапе произошла задержка и с кем именно из участников проекта нужно проработать проблему.

Читайте также:  15 способов лечения от панических атак в домашних условиях

В современном мире для контроля за ходом каждой из работ в проекте есть удобные системы совместной работы над задачами на любой вкус. Упомянутый выше пример Worksection применяют в самых разных сферах — от IT до строительства. Он позволяет легко ставить задачи, напоминать о сроках их выполнения подчиненными, а также контролировать как небольшие части работы, так и общее состояние проекта. Все участники знают, что происходит и какую роль они в этом играют.

Обидная ситуация, если 2 человека делают одну и ту же работу, не зная об этом. Или если вся работа распределена в команде, кроме одной небольшой, но забытой детали. Так случается, когда в команде нет чёткого распределения ролей в рамках проекта, а есть просто список задач, в котором люди берутся за то, что считают нужным.

Такая демократичная атмосфера может ещё кое-как работать в маленьких командах из 2-3 человек. Но как только людей становится больше, менеджер проекта должен чётко распределить задачи и обозначить для каждого участника проекта зону ответственности. Важно сделать это письменно, в таком формате, чтоб члены команды в любой момент могли обратиться к этой информации в случае конфликта или непонимания. Удобнее всего использовать для распределения задач один из множества таск-трекеров. Они позволяют и распределять задачи, и переносить их с одного человека на другого, и следить за динамикой выполнения работы.

Как правильно составить список дел исследовать ему

В первую очередь метод хронометража позволит выяснить, сколько времени занимают привычные дела и выполнение задач в личной жизни и на работе, затем следует перейти к составлению списков.

При условии, что цель и основные задачи уже определены.

Важно: правильно выстроенная система тайм менеджмента начинается с планирования, которому также необходимо учиться.

Как правильно составить список дел исследовать ему
  • список составляется с вечера на будущий день;
  • все пункты должны быть максимально конкретными с указанным временем;
  • если задачи слишком большие, они разделяются на пункты, которые также оцениваются временем, необходимым для выполнения;
  • все перерывы также нуждаются в четком представлении, что будет происходить (чтение книги, просмотр кино, игра в теннис);
  • время на встречи также должно иметь строгие рамки, если оппонент опоздал, не стоит без важной нужды задерживаться после беседы, уходить нужно вовремя, чтобы следующие пункты списка не пострадали;
  • список дел должен быть на виду в течение дня;
  • последовательность действий нежелательно менять;
  • в списке не должно быть больше 10 приоритетных задач в день;
  • все задачи должны быть актуальны на начало работ;
  • если есть возможность кого-то попросить выполнить свою задачу, можно делегировать полномочия;
  • все задачи должны быть доведены до конца;
  • нельзя забывать про собственные биоритмы.

Человек, у которого есть цель, рано или поздно понимает, что только желанием ее достичь невозможно, а любые попытки отнимают много времени и сил.

Управление временем поможет получить хороший результат, а обучение этим техникам стало проще с появлением программ по тайм менеджменту, которые находятся в смартфоне и всегда под рукой.